5 uporabnih nasvetov, ko se prijavljate na razpise

Pred dobrimi tremi leti smo se s kolegi in kolegicami lotili projekta Metina lista. Z dobršno mero entuziazma smo se zakopali v delo, imeli smo medijska znanja, znali smo delati spletne strani, nismo pa kaj dosti vedeli o razpisih.

In smo začeli. Najprej z manjšimi razpisi, vrednimi nekaj 1000 evrov, po nekaj prigaranih referencah smo postajali konkurenčni na srednje velikih, vrednih nekaj 10.000 evrov, v zadnjem času pa nas pogosteje vabijo tudi k sodelovanju pri velikih projektih, vrednih nekaj 100.000 evrov. Sami smo zaenkrat finančno še prešibki, da bi takšne projekte lahko vodili sami, ker običajno zahtevajo zajeten del lastnega sofinanciranja (pogosto okoli 20 % vrednosti celotnega projekta) in pri nekaj stotisočakih je to (zaenkrat) mnogo preveč za nas. Ampak tja še pridemo, tudi Rima niso zgradili v enem dnevu 🙂 .

Daleč od tega, da vem vse, nekaj pa sem se vendarle naučila, tudi ob nesebični pomoči številnih krasnih ljudi, s katerimi se srečujemo in sodelujemo na tej poti. Pregledali smo na stotine različnih razpisov, tu je 5 nasvetov, ki vam utegnejo priti prav, ko se boste kot NVO prijavljali na lokalne, nacionalne ali mednarodne razpise:

1. Grafično oblikovanje, postavitev IN vzdrževanje spletne strani ter PR aktivnosti (tradicionalni in novi mediji) so eden najpomembnejših delov projekta. NE šparajte na teh stroških, ker vam bo na koncu žal. 

Vse to so področja, za katera se (pre)mnogim zdi “lako čemo” in “to pa že znamo sami”, pa se na koncu izkaže, da ni ravno tako. In ker je vse našteto nujen del vsakega projekta – med razpisnimi pogoji se vedno znova in vse bolj poudarja kreativa, inovativnost, out of the box rešitve, potreba po diseminaciji rezultatov dela, obveščanje o aktivnostih, vidnost dela ipd. – zato je fino (pravzaprav nujno!), da se s tem ukvarjajo profiji. Odprt TW in FB profil še ne pomenita, da nekdo zna z družbenimi omrežji, talent za risanje še ne pomeni, da se nekdo spozna na (spletno) grafično oblikovanje, če poznamo nekaj spletnih platform in aplikacij, pa še ne pomeni, da znamo postavljati in skrbeti za spletne strani.

2. Finančnik oz. računovodja je ena ključnih oseb v projektu. Resno. Bodite izbirčni, ker je urejanje financ in pisanje finančnih poročil na razpisih ena mala znanost.

Ne gre sicer za jedrsko znanost, pač pa vešče manevriranje med 101 birokratsko zahtevo, o kateri nas večina pojma nima, ker se s tem enostavno ne ukvarjamo. Nas zanima samo vsebina, a ne 🙂 , na koncu pa se izkaže, da je, merjeno v urah dela, to morda kakšna tretjina projekta. Ostalo pogoltnejo birokracija, sestankovanja, emailanja … Sodelujte s tistimi, ki že imajo kakšne izkušnje z računovodstvom pri različnih NVO projektih. Ne pozabite, da so evropski projekti razred zase in ponavadi na xy potenco bolj zahtevni. Najcenejše rešitve se skoraj vedno izkažejo za najdražje. Naj izgleda projekt še tako nezahteven, na koncu se namreč z raznimi pogodbami, pravilnim vnašanjem v ustrezne stolpiče, razporejanjem finančnih sredstev … praviloma zaplete. Le nekdo, ki ve, kaj dela, vas lahko reši iz zagate.

3. Tale se bo morda zdela smešna, a verjemite, da ni, sem izkusila na lastni koži. Preden karkoli podpisujete, zahtevajte VSE dokumente na vpogled (vsebinska in finančni del prijave, izjava o partnerstvu, pogodba o sodelovanju).

Natančno jih preučite in bodite pozorni predvsem na del, v katerem so zapisane vaše predvidene obveznosti in tudi, koliko sredstev je za to namenjenih. Glavni prijavitelj vam je dolžan predložiti vse projektne dokumente, tu ne padajte na nikakršne izgovore. V.S.E. Da ne boste potem presenečeni, če bo notri zapisano, kako morate osvojiti svet, za to pa bo predviden en dan dela, ki bo po plačilu davkov in DDV po možnosti še ovrednoten na nespodobno nizko tarifo.

4. Navodila za poročanje. Prosim, preberite.

Razen vodje projekta/glavnega prijavitelja in njegove/njene ekipe, je ponavadi tako, da tega običajno ne bere nihče drug. Ampak res, tega n.e. b.e.r.e. nihče (primer 1, primer 2). Tako, kot recimo nihče ne bere “Terms & Conditons”, šele, ko se zaplete, postanemo pozornejši. Prepozno. Sploh, če ste glavni prijavitelj/-ica, se s tem dobro seznanite, ker vas bodo partnerji, kljub temu, da ste jim posredovali navodila o poročanju, pogosto tudi primorani vprašali, kaj in kako, morda kakšne stvari ne bodo povsem jasne, napačne usmeritve na začetku pa lahko pripeljejo do nepotrebnih zapletov na koncu. Vedno vam je tudi na voljo skrbnik/-ca projekta, ki ga/jo lahko vprašate za nasvet. Še to, sproti tudi pišite poročila, ki jih morate oddajati v različnih časovnih intervalih, sicer bodo na koncu male drame. Idealna rešitev je seveda, če si lahko privoščite, da koga posebej zadolžite (in plačate) za to, pri čemer je nujno, da je to nekdo od znotraj, ali drugače, nekdo, ki projekt dobro pozna in pri njem konkretno sodeluje, sicer boste morali vse 2x razlagati, na koncu pa vseeno sami narediti.

5. Ni vsak partner dober partner. Za začetek pa je fino, če ne celo nujno, da ima urejen pravni status (zavod, društvo, ustanova …) in po možnosti tudi že kakšno zgodovino delovanja na področju, na katerem kandidirate za sredstva.

Pri izpolnjevanju razpisov določene reference in izkušnje prinašajo (dodatne) točke in ker je konkurenca precej huda, pride prav vsaka točka. Včasih štejejo CV-ji posameznikov/-ic, po mojih izkušnjah pa največkrat CV-ji organizacij, torej, kakšne izkušnje in katere projekte ste kot organizacija izpeljali in to lahko dokažete. Tudi, če so vaše aktivnosti zaenkrat vezane zgolj na Slovenijo, imejte vseeno v mislih, da boste kdaj morebiti sodelovali tudi s kom izven naših meja, zato začnite navezovati stike in se povezovati zdaj. Da boste pripravljeni, ko se ponudi priložnost.

Še nekaj uporabnih strani, na katerih lahko brskate tudi za razpisi:

1. razpisi.info

2. CNVOS e-pravnik

3. We welcome Europe

4. Javni sklad RS za razvoj kadrov in štipendije

5. ARRS

6. Open Society Foundations

7. Mladi info

8. Regijski NVO center

9. CMEPIUS

10. MDDSZ

11. Ministrstvo za kulturo

12. Ministrstvo za gospodarstvo in tehnologijo

13. Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport

14. …

Bom hvaležna, če mi pomagate pri dopolnjevanju tega seznama. Hvala!

Avtorica: Nataša Briški – novinarka, so-ustanoviteljica in urednica spletne postaje Metina lista, kjer pišejo tisti, ki imajo kaj povedati. V okviru projekta Meta Dekleta pomaga spodbujati aktivno državljanstvo ter enakost spolov, na spletni strani Meta Znanost pa si z ekipo prizadeva za boljše razumevanje znanosti. V prejšnjem življenju voditeljica Športne scene, dopisnica 24ur iz Washingtona in poročevalka za slovensko edicijo BBC World Report. Na Twitterju jo najdete pod @DC43. Ne mara (g)rozin.