Zlata pravila birokracije ali kako najhitreje ubiti kreativo

(foto: Christian Schnettelker via Flickr)

Nekoč je moja služba slonela na spremljanju tematike, pripravi na pogovore, klicanju sogovornikov in sogovornic, organizaciji oddaje, skok v masko in … skok pred kamere. Danes je stvar nekoliko drugačna. Še vedno sem samostojna podjetnica, delujem pa na številnih področjih in skrbim, da se medijska mreža Metina lista dobro razvija in raste. Danes ne rabim več maske in kamer. Še vedno pa potrebujem kreativnost, hladne živce in bolj kot kdajkoli potrpežljivost, potrpežljivost, potrpežljivost. In mirne živce v komunikaciji z birokrati.

(foto: Christian Schnettelker via Flickr)
(foto: Christian Schnettelker via Flickr)

Samostojno podjetništvo ima svoje pluse in minuse. Ob predpostavki, da ti gre razmeroma dobro, je dobra stran ta, da si lahko izbiraš sodelavce in sodelavke, projekte, na katerih boš delal, do neke mere si lahko prosto odmerjaš delovni čas, precej fleksibilen si lahko tudi, kar se tiče prostora delovanja. Slabša stran pa je, da si (večinoma) za vse sam, da ni bolniških in dopustov in da se je treba skoraj po pravilu pogajati z naročniki storitev glede izplačil.

Kot samostojni podjetnik oz. podjetnica šele spoznaš vse lepote birokracije. In kako prevelika normiranost ubija kreativo, voljo in postane grozeča sodelavka v tvojem vsakdanu.

O tem razmišljam vsakič, ko imam opravka s kakšnim od uradov ali ministrstev. In še posebno te dni, ko kot sodelujoča v projektih, oddajam poročila in noro kopiram dokaze o opravljenih storitvah. V javnem sektorju seveda obstajajo izjeme, da ne bom vsegliharska, ampak sistem je prepreden s pravilniki in obrazci, ki ubijajo.

Že starodavni kitajski mislec Lao-tzu, ustanovitelj taoizma, je svaril pred veliko normiranostjo države. Posameznik in njegova sreča sta ključni cilj družbe. Če institucije ovirajo posameznika in njegovo srečo, potem je institucije potrebno zmanjšati ali povsem ukiniti. Če ima vlada/inštitucija … “več zakonov in pravil, kot je dlak na nekem volu”, potem je takšna inštitucija zatiralec posameznika in njegove kreativnosti in se jo je treba bati bolj kot najbolj nevarnega tigra. “Več, ko bo pravil in zakonov, več tatov in prevarantov se bo pojavilo.” Tako Lao-tzu, čigar nauki so globoko vplivali na kitajsko in tudi mnoge kasnejših civilizacij.

Soočanje s hipernormiranostjo ni samo travma nas malih podjetnikov in podjetnic, temveč, kot mi pravijo, tudi javnih uslužbencev in uslužbenk. Zadnjič mi kolegica govori, da so za služben avto kupovali nove zimske gume in nastal je cel projekt. Druga spet, da ne morejo zamenjati poškodovanih vhodnih vrat na ustanovi, kjer dela, ker jih zavira pikolovski pravnik, nezadovoljen s ponudbami. In tako vrata že mesece in mesece v dokaj nevarni državi ostajajo napol odprta.

Hipernormiranost pa je sploh travma vseh, ki so kdajkoli imeli to čast, da so zmagali na evropskih ali drugih mednarodnih projektih. Veselje ob zmagi, da si projekt dobil, je podobno pijančevanju na silvestrovo. Naslednji dan vedno sledi glavobol.

Dokler nisi imel nekaj izkušenj s projekti, zamenjal nekaj partnerjev in napravil kakšno napako, ne moreš vedeti, s kakšnimi vse neumnostmi se moraš ukvarjati. In da je prava kreativa tista, ki jo vložiš v prepričevanje nadzornikov projektov, da je bil namen dosežen in so vsi papirji v redu ter lepo zloženi v fascikle. V nadaljevanju zato prenašam nekaj teh spoznanj, ki bi utegnila priti komu prav, ko bo zmagal na kakšnem javnem razpisu. Vrstni red je, z izjemo prvega pravila, naključen:

Zlato pravilo birokratske “kreative” št. 1 – LISTA PRISOTNOSTI

Pri mojih dosedanjih projektih je bila lista prisotnosti izjemnega pomena. Ni namreč toliko pomembna kvaliteta opravljenega dela kot pravilno izpolnjena dokazila o prisotnosti na sestankih. Liste prisotnosti morajo vključevati podatke o tem, kje in kdaj je bil sestanek, kdo se ga je udeležil, zaželjen je tudi naslov sestanka. Če vse to dogovarjanje za sestanke podkrepiš s kopico natisnjene elektronske pošte, dobiš plus točke. Pozor! Pogosta napaka začetnikov je, da sezname pozabijo opremiti z logotipi.

Pravilo birokratske “kreative” št. 2 – ČASOVNI NAČRT

Projekti sestojijo iz niza aktivnosti, ki jih nameravaš izpeljati. Za vsako od njih predvidiš časovni načrt. Težava nastane, ker moraš za pol leta, leto ali celo dve in več vnaprej na mesec natančno predvideti, kaj boš delal, kje in s kom. Če se z načrtovano aktivnostjo ukvarjaš septembra in ne, kot je bilo predvideno pred leti, novembra, sledi zagovor pred učiteljem/nadzornikom.

Pravilo birokratske “kreative” št. 3 – PRESEGANJE REZULTATOV

Vsak normalen podjetnik ali podjetnica je tega vesel, bojim pa se, da je to jezik, ki ga birokracija ne razume. Kaj šele nagradi. Kar sebi pripiši, če si več in bolje delal, nas pa s tem, lepo prosimo, ne obremenjuj. Vsak presežek bo kvečjemu treba zagovarjati. Zgodilo se mi je že, da smo se pri enem od poročanj ušteli pri številu udeležencev delavnic. Teh je bilo mnogo več, kot smo načrtovali, ker so bile delavnice čista uspešnica. Po poročanju o dogodkih smo prejeli uradni zaznamek, da številka ni takšna kot zapisano v prijavi. Pa bodi pameten.

Pravilo birokratske “kreative” št. 4 – A GDJE JE PEČAT?!

V primeru vprašanj tipa, kje je žig, ko denimo napišeš, da posluješ brez njega, se ravnam po nasvetu izkušenejše kolegice: “Tako pač je, lej, napiši pojasnilo, naj bo čim daljše, priloži čimveč papirja, ni važno, če se kaj ponavlja.” In to zares deluje.

Po mojih izkušnjah je razmerje med birokracijo in vsebino dela debelo v korist birokracije. 30 % vloženega časa gre za vsebino, 70 % pa v logistiko, papirologijo in dokazovanja. Žalostno je, da je vsebina dela pri glavnini res v drugem planu. Uspeh projekta na terenu nikoli ne more biti tako pomemben, kot je pomembno, da je fascikel lepo zložen. Seveda ni povsod in vedno tako, ker so nekatere organizacije tako pametne, da so ponotranjile nasvete Lao Tzuja: “Čimmanj se vpletajmo, ker posamezniki bodo znali sami obogatiti sebe in družbo”.

In ta misel Lao Tzuja je tista, ki jo privoščim vsem nam, birokratom in vsem, ki to nis(m)o, ustvarjalcem, mojstrom in dobrim ljudem. Čimmanj se vpletajmo v življenja drugih, saj bomo posamezniki in posameznice znali obogatiti sebe in družbo.

 

nataša briški
Nataša Briški (foto: Grega Žunič/Viva)

Avtorica: Nataša Briški, novinarka, so-ustanoviteljica in urednica spletne postaje Metina lista, kjer pišejo tisti, ki imajo kaj povedati. V okviru projekta Meta Dekleta se ukvarja z zagovorništvom žensk in pomaga spodbujati aktivno državljanstvo, na spletni strani Meta Znanost pa si z ekipo prizadeva za popularizacijo znanosti. V prejšnjem življenju voditeljica Športne scene, dopisnica 24ur iz Washingtona in poročevalka za slovensko edicijo BBC World Report. Na Twitterju jo najdete pod @DC43. Ne mara (g)rozin.

 

Opomba: Kolumna je bila izvorno objavljena v časopisu Kočevskašt 7 – januar 2016.

Več od Nataša Briški

Pozabite na moč argumenta, ni ga zamenjal argument moči, že nekaj časa je to moč populizma

Vsak dan to vedno znova dokazuje najverjetnejši republikanski nominiranec Donald Trump. Potem,...
Beri dalje

2 komentarja

  • Mene pa zanima, kako se pri tem odrezejo birokrati razlicnih drzav, npr. Ce lahko primerjas birokracijo evropskih projektov in pa npr. ZDA. Je tam boljse, slabse?

    Na sploh se mi zdi, da gre pri teh zadevah na slabše. Najprej, ko se začne financirati, so zadeve enostavne. Po koncu prve runde pridejo notranji revizorji in razni kontrolni organi, ki povejo, da je premalo dokumentacije in da ne morejo podati mnenja. Seveda sledi priporočila, da je treba zahtevati poročilo o vsem živem. Potem so revizorji srečni, ker lahko kljukajo po checklistih, projekt pa samo zato seveda ni nič bolj uspešen.

    Kako pa bi ti predlagala, da se uredi sistem financiranja in zagotovi rezultate?

    • Kaj in kako v drugih državah, težko rečem, ker mi tega doslej ni bilo treba početi. Na srečo :). V okviru Metine liste denimo sodelujemo z Ameriško ambasado in gre gladko. Prijaviš projekt, ki ga je, jasno, treba natančno opisati, kaj in kako in za koliko $, če sprejmejo in potrdijo, imaš potem precej proste roke. Mogoče imamo samo takšen projekt, kaj pa vem.

      Glede zagotavljanja rezultatov, bolj gre za kljukanje opravljenih obveznosti kot pa, da bi bilo doseganje rezultatov v prvem planu. Jaz bi najprej predlagala, da vsi, ki “urejajo” sistem financiranja in nadziranja in … da grejo najprej na drugo stran in nekaj let najprej prijavljajo, potem izvajajo in nato poročajo o projektih. Da vidijo, kako to zgleda v praksi. Potem bi bilo gotovo neskončno manj bedarij in neumnih zahtev.

Komentiranje je zaprto.